Spese di rappresentanza: facciamo chiarezza su deducibilità, tracciabilità, IVA e limiti per imprese e professionisti

Oltre ai tradizionali tetti quantitativi previsti dal TUIR, la Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024) e i successivi chiarimenti della Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025 dell'Agenzia delle Entrate hanno subordinato la deduzione fiscale all'obbligo tassativo del pagamento con strumenti tracciabili. L'utilizzo del contante, infatti, trasforma un costo altrimenti legittimo in un componente integralmente indeducibile.

Cosa rientra nelle spese di rappresentanza (D.M. 19 novembre 2008)

In base all'art. 1 del D.M. 19 novembre 2008, attuativo dell'art. 108, comma 2, del TUIR, le spese di rappresentanza sono i costi sostenuti per erogare a titolo gratuito beni o servizi con finalità promozionali o di pubbliche relazioni. Per essere riconosciute dal fisco, tali spese devono soddisfare tre requisiti essenziali:

1. Gratuità per il destinatario, il quale non corrisponde alcun compenso.
2. Finalità promozionale o relazionale, volta a consolidare l'immagine, il prestigio o la reputazione dell'impresa piuttosto che alla vendita diretta di un singolo prodotto.
3. Inerenza e congruità, valutate rispetto alla dimensione economica aziendale e alle consuetudini del settore operativo.

Le casistiche tipiche individuate dalla norma comprendono viaggi turistici con attività promozionali collegate, feste e ricevimenti per inaugurazioni o ricorrenze aziendali, eventi in occasione di fiere di settore e la distribuzione gratuita di beni e servizi (tra cui ricadono i classici omaggi ai clienti).

Differenza tra rappresentanza, pubblicità, ospitalità e omaggi ai dipendenti

In sede di bilancio e dichiarazione dei redditi, distinguere la rappresentanza dalle altre categorie di spesa è fondamentale:

• Spese di pubblicità e sponsorizzazione: sono volte a promuovere direttamente la vendita di beni e servizi dietro specifica controprestazione. Esse sono integralmente deducibili e non sono soggette né al plafond sui ricavi né all'obbligo di tracciabilità.
• Ospitalità di clienti in fiere e mostre: le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute per ospitare clienti (anche potenziali) in occasione di fiere, mostre o visite a stabilimenti aziendali non costituiscono rappresentanza. Tali costi restano fuori dal plafond della gestione caratteristica, pur rimanendo soggetti al limite di deducibilità del 75% per vitto e alloggio (art. 109, c. 5, TUIR) e all'obbligo di conservazione della documentazione identificativa dei soggetti ospitati.
• Omaggi ai dipendenti: esulano dalle spese di rappresentanza per mancanza di finalità promozionale verso terzi. Per l'impresa costituiscono spese per prestazioni di lavoro deducibili ex art. 95 TUIR, mentre per il lavoratore rientrano nei tetti dei fringe benefit (pari a 1.000 euro ordinari e 2.000 euro per chi ha figli a carico).

Plafond di deducibilità per i titolari di reddito d'impresa

Per i soggetti IRES e IRPEF che producono reddito d'impresa, per le spese rappresentanza la deducibilità è ammessa nel periodo d'imposta di sostenimento entro un plafond massimo parametrato ai ricavi e proventi della gestione caratteristica (voci A1 e A5 del conto economico):

• 1,5% dei ricavi e proventi fino a 10 milioni di euro;
• 0,6% della quota di ricavi compresa tra 10 e 50 milioni di euro;
• 0,4% della quota di ricavi eccedente i 50 milioni di euro.

A questa struttura si applicano specifiche regole applicative:

• Omaggi di valore unitario fino a 50 euro: sono deducibili al 100% e non concorrono al calcolo del plafond. Nel caso di confezioni regalo composte da più beni (come la cesta natalizia), la soglia di 50 euro va riferita al valore dell'intero cesto e non ai singoli articoli contenuti.
• Mancata capienza o inutilizzo: la quota di spesa che eccede il plafond è definitivamente indeducibile e richiede una ripresa in aumento in dichiarazione; viceversa, il plafond non utilizzato nell'anno non può essere riportato agli esercizi successivi.
• Imprese di nuova costituzione: le spese sostenute prima del conseguimento dei primi ricavi sono deducibili nell'esercizio in cui si realizzano i primi ricavi e in quello successivo, se capienti nel plafond di tali periodi.
• Vitto e alloggio di rappresentanza: le spese per ristoranti e alberghi subiscono una doppia decurtazione sequenziale: si riducono dapprima al 75% (art. 109, c. 5, TUIR) e la sola somma risultante viene imputata al plafond dell'1,5%. Il restante 25% resta comunque indeducibile.

Esempio numerico — Alfa S.r.l., periodo d’imposta 2026

Regole specifiche per esercenti arti e professioni (Art. 54-septies TUIR)

A seguito della riforma del lavoro autonomo (D.Lgs. 192/2024), la disciplina per le spese rappresentanza professionisti è disciplinata dall'art. 54-septies, comma 2, del TUIR.

Per i lavoratori autonomi valgono parametri nettamente più restrittivi rispetto al reddito d'impresa:

1. Limite percentuale unico: la deduzione è ammessa nel limite massimo dell'1% dei compensi percepiti nel periodo d'imposta (inclusi gli acquisti di beni d'arte o antiquariato usati come beni strumentali o destinati a essere regalati).
2. Assenza della franchigia di 50 euro: per le spese rappresentanza professionisti non si applica la franchigia prevista per le imprese; pertanto, anche gli omaggi di valore inferiore a 50 euro rientrano e concorrono integralmente nel limite dell'1% dei compensi.
3. Vitto e alloggio: per alberghi e ristoranti qualificati come rappresentanza si applica dapprima l'abbattimento al 75% e successivamente il vincolo dell'1% sui compensi del professionista.

Pagamenti tracciabili, effetto binario ed esenzione dal contante

L'art. 1, comma 81, della L. 207/2024 e il D.L. 84/2025 (convertito in L. 108/2025) stabiliscono che le spese di rappresentanza e gli omaggi sono deducibili solo se saldati tramite strumenti di pagamento tracciabili (bonifico bancario/postale, carte di credito/debito/prepagate, assegni o moneta elettronica ex art. 23 D.Lgs. 241/1997).

L'effetto della mancata tracciabilità è binario: il pagamento in contanti non riduce la deduzione in misura percentuale, ma comporta la perdita totale della deducibilità dell'intero costo.

• Indeducibile ai fini delle Imposte sui Redditi (IRES / IRPEF);
• Indeducibile ai fini IRAP (per società e studi associati);
• Valido anche se la spesa è fatturata e capiente nel plafond.

Applicazione temporale e "trappola" per le spese all'estero

Le decorrenze operative sono differenziate:

• Imprese: l'obbligo di tracciabilità decorre dal periodo d'imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024 (dal 1° gennaio 2025 per soggetti solari).
• Professionisti: l'obbligo si applica a tutte le spese sostenute a partire dal 18 giugno 2025.

A differenza delle spese di trasferta per dipendenti (per le quali il D.L. 84/2025 ha limitato la tracciabilità al territorio nazionale), per le spese di rappresentanza e gli omaggi non esiste alcuna deroga territoriale. Come ribadito dalla Circolare n. 15/E/2025 (paragrafi 3 e 5), l'obbligo di tracciabilità vale ovunque la spesa sia sostenuta. Pertanto, una cena di rappresentanza con clienti esteri a Dubai o Monaco pagata in contanti è totalmente indeducibile ai fini IRES e IRAP.

Spese di rappresentanza IVA: regole sulla detrazione e trattamento degli omaggi

Ai fini dell'imposta sul valore aggiunto, per le spese di rappresentanza l'IVA è soggetta alle disposizioni dell'art. 19-bis1, comma 1, lett. h), del D.P.R. 633/1972, che sancisce la generale indetraibilità dell'imposta.

Fa eccezione l'acquisto di beni di costo unitario non superiore a 50 euro, per i quali l'IVA è detraibile. Va ricordato che le regole sulla tracciabilità dei pagamenti condizionano la deducibilità ai fini delle imposte dirette e dell'IRAP, ma non incidono sulle regole della detrazione IVA.

Omaggi di fine anno: il trattamento IVA in sintesi

Norme speciali: il caso dei concessionari di gioco pubblico (D.L. 153/2026 e D.L. 133/2026)

In materia di inerenza e qualificazione, l'art. 3 del D.L. 26 agosto 2026, n. 153 (confluito nell'art. 2-ter del D.L. 133/2026) ha stabilito che gli investimenti in campagne informative sostenuti dai concessionari di gioco pubblico si considerano in ogni caso spese di rappresentanza iscritte all'art. 108 TUIR. Contestualmente, la norma ha reso del tutto indeducibili le spese per sponsorizzazioni vietate di cui al D.L. 87/2018.

5 presidi pratici per non perdere la deduzione fiscale

Per strutturare una gestione aziendale conforme agli assetti organizzativi e contabili (art. 2086 c.c.), le imprese devono attuare 5 procedure interne:

1. Abolire il contante: dotare amministratori, dipendenti e commerciali di carte di credito aziendali ed emanare una policy aziendale per le note spese che vieti i rimborsi cash per spese di rappresentanza.
2. Sezionare la contabilità: attivare mastro e sottoconti distinti per rappresentanza ordinaria, vitto e alloggio di rappresentanza, omaggi ≤ 50 euro, omaggi > 50 euro, pubblicità e ospitalità clienti.
3. Istituire il registro degli omaggi: tracciare la lista dei beneficiari e il valore complessivo della confezione o cesta regalo erogata.
4. Monitorare il plafond in corso d'anno: valutare la capienza dei ricavi caratteristici A1+A5 prima di autorizzare eventi o cene aziendali di fine anno.
5. Qualificare le operazioni di confine: valutare preventivamente i contratti di sponsorizzazione e, nei casi complessi, ricorrere all'interpello ordinario ex art. 11 L. 212/2000 per evitare riqualificazioni d'ufficio.

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La corretta pianificazione delle spese di rappresentanza e la verifica dei requisiti di tracciabilità richiedono un'analisi preventiva della contrattualistica e delle procedure di cassa aziendali.

I Dottori Commercialisti e Revisori Legali Ivan Nasole e Francesco Nasole, attraverso lo studio Nasole Consulting operativo nelle sedi di Taranto e Modena, supportano aziende e studi professionali nella determinazione dei plafond di deducibilità, nella gestione dell'IVA sugli omaggi e nella redazione di policy interne per le note spese.

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